Udskriv
Kategori: Bestyrelsen og Instruktører
Visninger: 666

Fortegnelse over behandling af personoplysninger i:

 

DCH Fladså

Holmevej 31 A

Næstelsø

4700 Næstved

Cvr. Nr. 30145836                                                                                 Dato for ajourføring:   25.05.2018

 

 

1.       Ansvar for databeskyttelse:

Kontaktpersoner:

Formand: Louise Østengaard

                 Tlf. 5332 3140

                 Mail:  Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

Kasserer:   Margit Kristensen

                    Tlf. 40351561

                    Mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

2.       Formål med data:

Beskrivelse:

Varetagelse af medlemsforhold

Oplysning om træning

Indbydelser til aktiviteter

Indkaldelse til møder

Indkaldelse til generalforsamling

Kontingentopkrævning

Der indberettes ikke medlemsoplysninger til Kommune ( kun antal af medlemmer samt navn på formand og kasserer)

Medlemmerne tilmelder selv til konkurrencer over DCH Danmarks Hjemmeside.

DCH Fladså modtager så deltagelse og oplysning om betaling.

Der indhentes Børneattester i fornødent omfang

 

 

3.       Personoplysninger vi behandler

Almindelige personoplysninger ved indmeldelse i foreningen

Bilag I

 

Person følsomme Data:

Indhentes kun på trænere, da der skal indhentes børneattester.

Børneattester indhentes over e- boks og opbevares i E-boks – de indhentede oplysninger makuleres når de er indhentet.

4.       Hvem der behandles oplysninger om.

 

Medlemmer

5.       Videregivelse af oplysninger

 

DCH Danmark ( der foreligger Databehandleraftale) Bilag II

Indhentelse af børneattester ( kun gennem e-boks.)

Til trænerne i klubben ( Egne hold) på papir

Næstved Kommune ved udlevering af nøgler til trænere.

Nøglekvittering opbevares på papir hos formanden.

Bestyrelse møde referater sendes på mail til bestyrelsesmedlemmer og suppelanter.

( disse skriver også under på fortrolighedserklæring).

Det er pålagt dem at slette efter 5 år.( der registreres kun fornavne.

Generalforsamlingsreferat lægges på hjemmeside ( slettes det efterfølgende år)

Der registreres kun fornavne

 

6.       Slettelse af personoplysninger:

 

Trænere sletter personoplysninger ved årets udgang ( der bliver underskrevet fortrolighedserklæring) Bilag III

Kasseren opbevarer personoplysninger i mappen med Kassebilag i 5 år ( regnskabsloven)

Ved udmeldelse slettes oplysninger senest 1 år efter udmeldelse.

 

 

Børneattester slettes i E-boks når disse ikke er relevante.

Opbevaring af oplysninger:

 

Da foreningen ikke har computer opbevares oplysninger på Formand / Kasserers private computer under mappen DCH Fladså.( der er password på disse computere)   Herunder kassekladde ( opbevares i 5 år )

Medlemskartotek: Indtastes hos DCH danmarks hjemmeside og der er kode som kun databehandlere kender.

Brud på sikkerheden:

Følsomme data kun på e-boks

Hvis der er brud på datasikkerheden – tages dette op i bestyrelsen og derefter diskuteres med hovedforening.

Databeskyttelse på IT

 

Vi har ikke et IT System